أكره الفوضى؟ مجموعة القرطاسية لدينا تحل المشكلة على الفور

غالبًا ما يصبح مكتبي مزدحمًا بالأقلام والملاحظات اللاصقة ومشابك الورق والأدوات الصغيرة. عندما يكون لكل عنصر مكان مختلف، أقضي وقتًا أطول في البحث عن الإمدادات بدلاً من استخدامها. توفر لي مجموعة الأدوات المكتبية طريقة بسيطة لجمع هذه الأغراض اليومية معًا وتسهيل إدارة منطقة العمل. أستخدم المجموعة كإعادة ضبط مكتب صغير: - احتفظ بالأقلام وأقلام الرصاص في مكان واحد يسهل الوصول إليه. - قم بتخزين الملاحظات اللاصقة بجانب الكمبيوتر المحمول أو لوحة المفاتيح. - اجمع مشابك الورق والقطع الصغيرة الأخرى في حاوية واحدة. - ضع المجموعة بالقرب من المنطقة التي أكتب أو أخطط أو أدرس فيها. - قم بإرجاع كل قطعة بعد الاستخدام لتقليل العناصر السائبة على المكتب. يعمل هذا الإعداد بشكل جيد مع المكتب المنزلي أو مكتب الطلاب أو مساحة العمل المشتركة. لا أحتاج إلى التحرك في أرجاء الغرفة للعثور على قلم أو البحث في الدرج عن مشبك. العناصر التي أستخدمها غالبًا ما تظل في متناول اليد، بينما يتمتع باقي المكتب بمساحة مفتوحة أكبر. مثال بسيط هو روتين التخطيط الصباحي. أفتح دفتر ملاحظاتي، وأخرج قلمًا واحدًا من الحامل، واستخدم ملاحظة لاصقة لتذكير قصير، وأحتفظ بالملاحظة النهائية بالقرب من الصفحة. عندما تنتهي المهمة، أعيد القلم وأمسح الملاحظة. تتطلب هذه العملية القليل من الجهد، ومع ذلك يبدو المكتب أقل تناثرًا. تسهل المجموعة أيضًا بناء روتين يتوافق مع طريقة عملي. يمكنني الاحتفاظ بأدوات الكتابة على جانب واحد، والملاحظات في المنتصف، والملحقات الصغيرة في قسم منفصل. إذا قمت بتغيير المكاتب، يمكنني نقل المجموعة معًا بدلاً من جمع كل عنصر واحدًا تلو الآخر. لا يتطلب المكتب المرتب إزالة كل شيء أو شراء العديد من منتجات التخزين. يمكن أن تساعد مجموعة القرطاسية الصغيرة في إنشاء مكان واضح للعناصر التي أستخدمها بالفعل كل يوم. بمجرد أن يناسب الترتيب روتيني، يصبح الحفاظ على المكتب منظمًا جزءًا بسيطًا من العمل.

يمكن للمكتب المزدحم أن يجعل المهمة القصيرة تبدو أكثر صعوبة. تؤدي الكابلات السائبة والأوراق غير المستخدمة والأشياء التي ليس لها مكان واضح إلى تشتيت انتباهك طوال اليوم. اعتدت على تنظيف مساحة العمل الخاصة بي فقط عندما أصبح من الصعب استخدامها. هذه العادة لم تستمر أبدا. لا تحتاج مساحة العمل الأنيقة إلى أثاث باهظ الثمن أو إلى غرفة كبيرة. فهو يحتاج إلى خطة واضحة، وعدد أقل من عناصر التشتيت البصري، ومساحة تخزين تتوافق مع طريقة عملي. ابدأ بالسطح أبدأ بإزالة كل شيء من المكتب. ثم أقوم بفرز كل عنصر إلى أربع مجموعات: - الاستخدام كل يوم - الاستخدام كل أسبوع - تخزينه في مكان آخر - إعادة التدوير أو التبرع أو التخلص من العناصر اليومية فقط تعود إلى منطقة العمل الرئيسية. عادةً ما يظل الكمبيوتر المحمول والدفتر والقلم وزجاجة الماء في متناول اليد. يتم نقل الأدوات المكتبية الاحتياطية والإيصالات القديمة والكابلات الإضافية إلى درج أو صندوق تخزين. يخلق هذا التغيير البسيط مساحة أكثر انفتاحًا ويجعل إعادة ضبط المكتب أسهل. امنح كل عنصر منزلًا تصبح مساحة العمل فوضوية عندما لا يكون للكائنات موقع ثابت. أقوم بتعيين مكان واحد لكل عنصر عادي. كوب القلم يحمل الأقلام التي أستخدمها بالفعل. تمنع صينية المستندات الأوراق من الانتشار عبر المكتب. صندوق صغير يخزن المحولات وبطاقات الذاكرة ومقابس الشحن. لا يحتاج النظام إلى أن يبدو مثاليًا. يجب أن يكون الأمر سهلاً بما يكفي بالنسبة لي لأتبعه عندما أشعر بالتعب. يمكن أن تساعد الملصقات عندما تبدو عدة صناديق متشابهة. تعمل التسميات الواضحة أيضًا على تسهيل إدارة مساحات العمل المشتركة. التحكم في الكابلات غالبًا ما تسبب الكابلات الفوضى الأكثر وضوحًا. أتحقق من كل كابل، وأطابقه بجهاز، وأزيل أي عنصر لم أعد بحاجة إليه. أستخدم: - مشابك كابلات على طول الحافة الخلفية للمكتب - حقيبة صغيرة لأجهزة الشحن الاحتياطية - شريط طاقة يوضع في مكان يمكنني الوصول إليه - روابط كابل قصيرة للأسلاك التي تبقى معًا أترك ارتخاءً بسيطًا بالقرب من كل جهاز حتى لا ينسحب الكابل عندما أقوم بنقل الكمبيوتر المحمول أو الشاشة. يؤدي هذا إلى إبقاء الإعداد عمليًا بدلاً من إجبار كل سلك على وضع خط محكم. إنشاء مناطق عمل واضحة أجد أنه من الأسهل التركيز عندما يكون لكل جزء من المكتب غرض معين. تحتوي المنطقة الرئيسية على لوحة المفاتيح والماوس والكمبيوتر المحمول. منطقة دعم صغيرة تحافظ على هاتفي وسماعات الرأس وزجاجة الماء. تحتوي منطقة الورق على المستندات التي تحتاج إلى الاهتمام. العناصر من منطقة واحدة لا تنجرف إلى منطقة أخرى. يعمل هذا الأسلوب بشكل جيد على مكتب صغير. لا أحتاج إلى مساحة أكبر عندما أستخدم المساحة الحالية بعناية. اجعل الإعداد مريحًا يجب أن تدعم مساحة العمل الأنيقة الجسم والعينين أيضًا. أضع الشاشة بالقرب من مستوى العين وأبقيها على مسافة مريحة. لقد استقرت قدماي على الأرض، وأبقيت لوحة المفاتيح قريبة بما يكفي لتجنب التقدم للأمام. تؤثر الإضاءة أيضًا على شعور المكتب. يمكن للمصباح الموضوع على الجانب أن يقلل الظلال على الورق. يمكن أن يساعد الضوء الطبيعي خلال النهار، بينما قد تشعرك الإضاءة الخافتة براحة أكبر أثناء العمل المسائي. أقوم بضبط الكرسي والشاشة والمصباح قبل شراء المزيد من الملحقات. لا يمكن للعنصر الجديد إصلاح الإعداد الذي تم وضعه بشكل سيء. استخدم روتين إعادة ضبط قصير أقضي حوالي خمس دقائق في نهاية جلسة العمل من أجل: 1. إعادة القرطاسية إلى حاملها. 2. ضع الأوراق في الدرج الصحيح. 3. ضعي الأكواب وأوعية الطعام في المطبخ. 4. شحن الأجهزة في مكان واحد. 5. امسح سطح المكتب الرئيسي. يمنع هذا الروتين المشاكل الصغيرة من أن تصبح مهمة تنظيف كاملة. أفضّل إعادة التعيين اليومي القصير على عملية التنظيف الطويلة في عطلة نهاية الأسبوع. مثال بسيط أعرف أن مصممًا منزليًا يحتفظ بملاحظات العميل ودفاتر الرسم وأجهزة الشحن وأكواب القهوة حول نفس الكمبيوتر المحمول. لقد اشترت وحدة تخزين كبيرة، لكن المكتب أصبح مزدحمًا مرة أخرى في غضون أسابيع قليلة. لقد غيرت النظام بدلاً من إضافة المزيد من سعة التخزين. ذهبت ملاحظات المشروع الحالية إلى حامل ملف عمودي واحد. تم نقل دفاتر الرسم إلى الرف بجانب المكتب. دخلت أجهزة الشحن في حقيبة واحدة تحمل علامة. احتفظ المكتب فقط بالكمبيوتر المحمول ولوحة الرسم والدفتر والمصباح. بدت مساحة عملها أكثر هدوءًا لأن كل عنصر يدعم العمل الذي أمامها. اختر الأدوات التي تناسب روتينك قد يساعد منظم المكتب شخصًا ويزعج شخصًا آخر. أختار التخزين بناءً على عدد المرات التي أستخدم فيها أحد العناصر. تعمل الحوامل المفتوحة بشكل جيد مع الأدوات اليومية. تناسب الأدراج العناصر التي يجب أن تبقى قريبة ولكن بعيدًا عن الأنظار. تعتبر الصناديق مفيدة للعناصر التي أستخدمها بشكل أقل. يمكن للأرفف الجدارية توفير مساحة مكتبية، بينما يمكن لعربة صغيرة متحركة أن تدعم العمل في أكثر من غرفة واحدة. أتجنب شراء المنظمات قبل أن أعرف ما الذي يحتاج إلى تنظيم. يساعد قياس المكتب والتحقق من العناصر التي أملكها في منع الحاويات غير المستخدمة من أن تصبح مصدرًا آخر للفوضى. يتم إنشاء مساحة عمل مريحة من خلال قرارات صغيرة: عدد أقل من العناصر على السطح، وتخزين واضح، وكابلات مُدارة، وعادات إعادة ضبط تناسب الحياة اليومية. عندما يدعم المكتب طريقة عملي، أقضي وقتًا أقل في البحث ووقتًا أطول في التركيز.

كان مكتبي يجمع المسائل الصغيرة. اختفت الأقلام تحت الدفاتر. غطت الملاحظات اللاصقة الشاشة. كانت مشابك الورق متجمعة في الزوايا، بينما كان العنصر الذي أحتاجه غالبًا هو العنصر الذي لم أتمكن من العثور عليه. لم تكن الفوضى كبيرة، لكنها جعلت المهام البسيطة تبدو بطيئة. توفر مجموعة القرطاسية الذكية لهذه الأغراض اليومية مكانًا مشتركًا. تظل الأقلام معًا، وتظل الملاحظات في متناول اليد، كما يسهل فرز الأدوات المكتبية الصغيرة. لا أحتاج إلى تغيير مساحة العمل بأكملها. أحتاج فقط إلى نظام بسيط يناسب طريقة عملي. أستخدم مجموعة أدوات مكتبية بثلاث طرق عملية: - احتفظ بأدوات الكتابة في مكان واحد مرئي - ضع ملاحظات لاصقة بالقرب من المنطقة التي أخطط فيها أو أسجل المهام - قم بتخزين المقاطع والممحاة والأشياء الصغيرة الأخرى في أقسام منفصلة - اترك مساحة مفتوحة كافية لجهاز الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر المحمول - أعد كل عنصر بعد الاستخدام. يعمل هذا الروتين الصغير بشكل جيد في المنزل أو في منطقة الدراسة أو في المكتب. كما أنها تساعد على إبقاء المكاتب المشتركة أسهل في الاستخدام لأن كل عنصر له مكان واضح. على سبيل المثال، شاهدت ذات مرة أحد زملائي يقوم بإعداد تقرير قصير عن العميل. أمضت عدة دقائق في البحث عن قلم أسود وبعض مشابك الورق. وبعد ترتيب أدواتها المكتبية في مجموعة مكتبية واحدة، أصبح بإمكانها الوصول إلى كليهما دون فتح الأدراج أو تحريك أكوام من الورق. المهمة نفسها لم تتغير. فعلت مساحة عملها. يمكن أيضًا لمجموعة القرطاسية جيدة التخطيط أن تجعل مكتب الدراسة أقل ازدحامًا. يمكن للطالب الاحتفاظ بأقلام الرصاص والمسطرة والممحاة وبطاقات الملاحظات معًا بدلاً من توزيعها على الطاولة. عندما يكون المكتب أقل ضوضاء بصرية، يصبح من الأسهل التركيز على الصفحة التي أمامك. الإعداد الأفضل ليس هو الذي يحتوي على أكبر عدد من العناصر. إنه الذي يتوافق مع عاداتك اليومية. إذا كنت تكتب كثيرًا، فاحتفظ بالأقلام قريبة منك. إذا كنت تخطط للمهام على الورق، فاترك ملاحظات حيث يمكنك رؤيتها. إذا كنت تشارك المكتب مع شخص آخر، فاستخدم أقسامًا واضحة لتسهيل إرجاع العناصر. أرى مجموعة القرطاسية الذكية كأداة مكتبية بسيطة، وليست حلاً كاملاً لكل مساحة عمل. لا يمكن أن يحل محل الفرز العادي، لكنه يمكن أن يجعل عملية الفرز أسهل في الصيانة. مع وجود عدد قليل من القطع المفيدة ومكان ثابت لكل منها، يمكن أن يصبح المكتب الفوضوي مكانًا أكثر راحة للعمل والدراسة والتخطيط.

المكتب المرتب لا يبدأ بالتخلص من الأشياء. يبدأ الأمر باختيار الأدوات المكتبية التي تدعم طريقة عملي. عندما يكون مكتبي مزدحمًا، غالبًا ما أضيع الوقت في البحث عن قلم أو التحقق من الملاحظات أو نقل الأوراق من زاوية إلى أخرى. المشكلة ليست دائما في كمية القرطاسية. غالبًا ما يكون السبب هو عدم وجود نظام بسيط. توفر القرطاسية المناسبة لكل مهمة مكانًا واضحًا. يمكن لجهاز الكمبيوتر المحمول أن يحتوي على ملاحظات يومية. يمكن للملاحظات اللاصقة أن تحدد رسائل تذكير قصيرة. يمكن لمجلد الملفات أن يمنع الأوراق من الانتشار عبر المكتب. الاختيارات الصغيرة مثل هذه تجعل إدارة العمل أسهل. ### ابدأ بالمهام التي تقوم بها كل يوم، أبدأ بالنظر إلى كيفية استخدامي لمكتبي. هل أكتب ملاحظات الاجتماع؟ هل أدرس من الصفحات المطبوعة؟ هل أخطط للمحتوى أم أرسم الأفكار أم أدير المواعيد؟ يحتاج كل نشاط إلى أدوات مختلفة. بالنسبة للكتابة اليومية، أحتفظ بقلم مريح ودفتر ملاحظات واحد في متناول اليد. للتخطيط، أستخدم لوحة أسبوعية بها مساحة كافية للمهام والملاحظات. بالنسبة للأعمال التي تتطلب الكثير من المستندات، أقوم بإضافة المجلدات ومشابك الورق حتى لا تتراكم الصفحات غير المتماسكة. شراء الأدوات المكتبية دون التحقق من روتيني غالبًا ما يخلق مشكلة أخرى: المزيد من العناصر، ولكن لا يوجد سير عمل أفضل. ### اختر دفتر ملاحظات يناسب أسلوبك في الكتابة يجب أن يتوافق دفتر الملاحظات مع الطريقة التي أقوم بها بتدوين الملاحظات. يعمل دفتر الملاحظات المسطر بشكل جيد مع القوائم والرسائل وملاحظات الاجتماعات. يساعد دفتر الملاحظات الشبكي عندما أحتاج إلى تخطيط التخطيطات أو تتبع الأرقام أو رسم مخططات بسيطة. يترك دفتر الملاحظات العادي مساحة أكبر للرسومات والأفكار الحرة. الحجم مهم أيضًا. أفضّل جهاز كمبيوتر محمول مقاس A5 للاستخدام المكتبي العادي لأنه يوفر مساحة كافية للكتابة دون الاستيلاء على الطاولة. دفتر صغير يناسب الملاحظات السريعة عندما أتنقل بين الغرف. تؤثر جودة الورق على التجربة. إذا ظهر الحبر من خلال الصفحة، فقد أتجنب استخدام كلا الجانبين. القلم الذي يجف ببطء يمكن أن يترك علامات على يدي أو على الصفحة التالية. يمكن أن يؤدي اختبار صفحة واحدة قبل شراء عدة دفاتر ملاحظات إلى توفير المساحة والمال. ### احتفظ بمجموعة صغيرة من الأقلام الموثوقة لا يحتاج المكتب إلى مجموعة كبيرة من الأقلام. عادةً ما أحتفظ بثلاثة أنواع بالقرب مني: - قلم حبر جاف أسود أو أزرق للملاحظات اليومية - قلم ذو رأس رفيع للتسميات والكتابة الصغيرة - قلم رصاص للمسودات والرسوم البيانية والتغييرات يغطي هذا الإعداد معظم المهام دون ملء كوب القلم. وأحتفظ أيضًا بقلم احتياطي واحد في الدرج بدلاً من وضع العديد من الأقلام على سطح المكتب. عندما يكون لكل عنصر مكان عادي، فإن وضع الأشياء بعيدًا يتطلب جهدًا أقل. ### استخدم الملاحظات اللاصقة بعناية تعتبر الملاحظات اللاصقة مفيدة للتذكيرات القصيرة، ولكن يمكن لعدد كبير جدًا منها أن يحول مكتبًا نظيفًا إلى جدار من المهام غير المكتملة. أستخدمها للحصول على المعلومات التي تحتاج إلى الاهتمام خلال النهار. يمكن أن يتناسب رقم الهاتف أو سؤال لاجتماع أو مهمة صغيرة بشكل جيد مع ملاحظة واحدة. تنتمي المعلومات الأطول إلى دفتر ملاحظاتي أو قائمة المهام. نظام الألوان البسيط يمكن أن يساعد. قد أستخدم اللون الأصفر لمهام العمل، والأزرق للتذكيرات الشخصية، والأخضر للأفكار. الألوان تعمل فقط عندما أستخدمها بطريقة ثابتة. إن تغيير معنى كل لون يجعل متابعة النظام أكثر صعوبة. ### إضافة مجلدات للأوراق السائبة تعتبر الأوراق السائبة إحدى أسرع الطرق لجعل المكتب يبدو غير مرتب. أستخدم ثلاثة مجلدات أساسية: - للمراجعة - لتقديم الملفات - للاحتفاظ بالجوار يحتوي مجلد "للمراجعة" على الأوراق التي تحتاج إلى اتخاذ إجراء. يحتوي المجلد "إلى ملف" على المستندات التي يجب تخزينها لاحقًا. المجلد الأخير مخصص للمعلومات التي قد أحتاجها خلال الأسبوع. لقد ساعدتني هذه الطريقة خلال مشروع مزدحم عندما بدأت الجداول المطبوعة وملاحظات الموردين وصفحات المسودة تنتشر عبر مكتبي. بدلاً من تكديس الأوراق في أكوام عشوائية، قمت بوضع كل صفحة في مجلد واحد. أستطيع أن أرى ما يحتاج إلى الاهتمام دون البحث في كل ورقة. لا ينبغي أن تصبح المجلدات مخزنًا دائمًا. أتحقق منها بانتظام وأزيل الأوراق التي لم تعد تخدم أي غرض. ### قم بمطابقة التخزين مع مساحة المكتب يحتاج المكتب الصغير إلى تخزين صغير للأدوات المكتبية. يمكن للصينية الضحلة حمل الأدوات اليومية دون أن تشغل مساحة كبيرة. يمكن لحامل الملفات الرأسي إبقاء المجلدات في وضع مستقيم وتسهيل الوصول إلى الأوراق. بالنسبة لمكتب أكبر، يمكن للمناطق المنفصلة أن تجعل التصميم أسهل في الاستخدام. أحتفظ بأدوات الكتابة بالقرب من دفتر ملاحظاتي، والأوراق المرجعية على جانب واحد، والأشياء التي أقل استخدامًا لها في الدرج. الهدف ليس ملء كل قسم من المكتب. تمنحني المساحة الفارغة مساحة للكتابة والقراءة والعمل مع قدر أقل من التشتيت. ### اجعل عملية الإعداد سهلة الصيانة يجب أن يكون المكتب المرتب سهل إعادة ضبطه. في نهاية جلسة العمل، أعيد الأقلام إلى الحامل، وأغلق دفتر الملاحظات، وأضع الأوراق السائبة في المجلد الصحيح. يستغرق هذا بضع دقائق فقط عندما يكون لكل عنصر مكان واضح. أقوم أيضًا بمراجعة القرطاسية الخاصة بي من وقت لآخر. يمكن إزالة الأقلام الجافة والدفاتر الفارغة والمستلزمات غير المستخدمة. إن الاحتفاظ بعدد أقل من العناصر المفيدة يجعل إدارة المكتب أسهل. أفضل إعداد للقرطاسية هو شخصي. أنها لا تحتاج إلى منتجات باهظة الثمن أو مجموعة مطابقة. يمكن لجهاز كمبيوتر محمول مناسب، وعدد قليل من الأقلام التي يمكن الاعتماد عليها، والمجلدات الواضحة، وصينية تخزين صغيرة أن تدعم معظم المهام اليومية. عندما أختار أدوات مكتبية تتوافق مع عاداتي الحقيقية، يصبح المكتب أسهل في الاستخدام. فالسطح المرتب يأتي من روتين بسيط، وليس من التنظيف المستمر.

كنت أفقد الأساسيات الصغيرة في نفس الأماكن القليلة: أسفل حقيبتي، أو تحت كومة من الأوراق، أو بجانب الباب. كان من السهل فقدان مفاتيحي، وتشابك كابلات الشحن، وغالبًا ما كان العنصر الذي أحتاجه هو العنصر الذي لم أتمكن من العثور عليه. روتين تخزين بسيط غيّر ذلك. أعطي الآن مكانًا واضحًا لكل عنصر يومي، وأبقي الإعداد سهل الصيانة، وأختار القطع التي تبدو مريحة في مساحتي. ### امنح العناصر اليومية مكانًا واضحًا أبدأ بالأشياء التي أستخدمها كثيرًا: - المفاتيح - المحفظة - الهاتف - سماعات الأذن - النظارات الشمسية - كابلات الشحن - دفاتر الملاحظات الصغيرة - الأقلام - كريم اليد أو مرطب الشفاه يمكن مشاركة العناصر المستخدمة معًا في منظم واحد. يمكن لصينية صغيرة بالقرب من المدخل أن تحتوي على مفاتيح ومحفظة. يمكن للحقيبة المدمجة أن تحافظ على سماعات الأذن والكابلات والملحقات الصغيرة الأخرى معًا. يمكن لحامل المكتب الاحتفاظ بالأقلام والملاحظات في متناول اليد. الهدف ليس تخزين كل شيء في حاوية واحدة. الهدف هو تقليل عدد الأماكن التي يمكن أن يختفي فيها العنصر. ### قم بمطابقة المنظم مع روتينك الخاص بك تعمل وحدة التخزين الخاصة بي بشكل أفضل عندما تتبع الطريقة التي أتحرك بها خلال اليوم. إذا غادرت المنزل من الباب الأمامي، أحتفظ بمفاتيحتي ومحفظتي بالقرب مني. إذا كنت أعمل في مكتب، فإنني أضع أدوات الكتابة وملحقات الشحن في متناول اليد. إذا كنت أسافر كثيرًا، أستخدم حقيبة منفصلة للأغراض التي يتم نقلها بين الحقائب. قد يحتفظ أحد الركاب بحقيبة رفيعة داخل حقيبة العمل لوضع الشاحن وسماعات الأذن وبطاقة النقل. عند الوصول إلى المنزل، يمكن وضع الحقيبة على صينية بدلاً من إفراغها على الطاولة. هذه العادة الصغيرة توفر الوقت وتجعل صباح اليوم التالي أسهل. ### اختر الطراز الذي يناسب الغرفة. لا يحتاج التخزين إلى أن يبدو في غير مكانه. أفضّل المنظمات ذات الأشكال البسيطة والألوان الهادئة والخامات التي تناسب الأثاث المحيط. يمكن لحقيبة القماش أن تخفف من حدة المكتب المزدحم. صينية خشبية يمكن أن تعمل بشكل جيد على طاولة المدخل. يمكن للحاوية الواضحة أن تسهل رؤية الأشياء الصغيرة. قد يناسب الحامل المعدني المدمج مساحة العمل الحديثة. يعتمد الاختيار الأفضل على المساحة والعناصر ومستوى الوصول الذي أحتاجه. صينية مفتوحة مناسبة للضروريات اليومية. تعتبر الحقيبة المغلقة أفضل للأشياء التي تحتاج إلى الحماية أو التي تحتاج إلى البقاء معًا داخل الحقيبة. ### حافظ على سهولة استخدام الإعداد يجب ألا يؤدي نظام التخزين إلى إنشاء عمل إضافي. إذا كان التخلص من شيء ما يتطلب عدة خطوات، فمن غير المرجح أن أحافظ على هذه العادة. أستخدم طريقة بسيطة: 1. قم بإزالة العناصر التي لم تعد تنتمي إلى المنطقة. 2. قم بتجميع العناصر حسب عدد المرات التي أستخدمها فيها. 3. احتفظ بالضروريات اليومية في مكان مفتوح أو يسهل الوصول إليه. 4. ضع العناصر الأقل استخدامًا في درج أو حاوية مغلقة. 5. اترك مساحة صغيرة حتى لا يزدحم المنظم. هذه الخطوة الأخيرة مهمة. عندما تكون كل مساحة ممتلئة، يمكن لعنصر جديد واحد أن يزعج الإعداد بأكمله. ### إجراء تغييرات صغيرة في وقت واحد لا أحاول تنظيم المنزل بأكمله في جلسة واحدة. أبدأ بمنطقة واحدة، مثل المدخل، أو المكتب، أو طاولة السرير. على سبيل المثال، قد أقوم بإزالة الإيصالات القديمة، والتغليف الاحتياطي، والكابلات غير المستخدمة من درج المكتب. ثم أحتفظ بقسم واحد لشحن الأغراض، وقسم للقرطاسية، وقسم للملحقات الشخصية. يصبح التخطيط أسهل في التذكر لأن كل مجموعة لها غرض. وبعد بضعة أيام، أستطيع أن أرى ما يصلح وما لا يصلح. المنظم الذي يبدو مفيدًا في المتجر قد يشغل مساحة كبيرة في المنزل. الحقيبة الصغيرة جدًا قد تجعل الوصول إلى الكابلات أكثر صعوبة. يعد ضبط الإعداد جزءًا من العملية. ### اجعلها جاهزة للاستخدام التالي في نهاية اليوم، أعيد كل قطعة أساسية إلى مكانها. أقوم بشحن هاتفي، ولف الكابل بشكل غير محكم، ووضع مفاتيحي على الدرج، ووضع محفظتي في نفس المكان. لا يستغرق هذا الروتين سوى لحظة قصيرة، لكنه يزيل العديد من القرارات الصغيرة من صباح اليوم التالي. لا أحتاج إلى مجموعة كبيرة من منتجات التخزين. أحتاج إلى تصميم يتوافق مع عاداتي، ويبدو طبيعيًا في الغرفة، ويجعل من السهل العثور على العناصر اليومية. يجب أن يدعم التخزين المنظم الحياة اليومية، ولا يضيف إليها مهمة أخرى. عندما يكون لكل قطعة أساسية مكان عملي، تصبح المساحة أكثر هدوءًا وتظل العناصر التي أحتاجها جاهزة للاستخدام.

غالبًا ما يصبح مكتبي مزدحمًا قبل أن تزدحم أفكاري. هناك بعض الملاحظات الفضفاضة بجوار جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بي، ويختفي قلم تحت دفتر ملاحظات، وينتهي الأمر برسائل تذكير صغيرة على أي ورقة قريبة. لا يزال العمل سهلاً، لكن الفوضى تجعل من الصعب التركيز. تمنح مجموعة القرطاسية هذه الأغراض اليومية مكانًا واحدًا مشتركًا. يمكنني الاحتفاظ بملاحظاتي وأدوات الكتابة وأساسيات التخطيط معًا، بحيث يبدو مكتبي أسهل في الاستخدام دون أن يبدو خاليًا. تناسب المجموعة مجموعة من الإجراءات الروتينية، بدءًا من التخطيط الصباحي وجلسات الدراسة وحتى ملاحظات الاجتماعات والعمل الإبداعي البسيط. قد تبدو الجلسة النموذجية كما يلي: - أفتح دفتر الملاحظات وأكتب المهمة الرئيسية. - أستخدم القلم لتدوين الملاحظات السريعة أو الأسماء أو التواريخ أو الأفكار. - أضع علامة على التفاصيل التي تحتاج إلى الاهتمام. - أحتفظ بالقطع السائبة معًا بدلًا من توزيعها على المكتب. هذا الروتين الصغير يغير كيف أبدأ. أقضي وقتًا أقل في البحث عن قلم أو صفحة نظيفة. يبقى انتباهي أقرب إلى المهمة التي أمامي. تصور يوم عمل في الساعة 8:40 صباحًا، لدي اجتماع في عشرين دقيقة وثلاث نقاط للتحضير. مع وجود الإمدادات المنفصلة المنتشرة في جميع أنحاء الغرفة، قد أتوقف مؤقتًا للعثور على ما أحتاج إليه. ومع وجود مجموعة أدوات مكتبية قريبة، يمكنني فتح دفتر ملاحظات والتقاط قلم واحد والبدء في الكتابة. تظل ملاحظات الاجتماع في نفس المكان بعد ذلك، وتكون جاهزة للمراجعة. تناسب المجموعة أيضًا اللحظات الأكثر هدوءًا. يمكنني استخدامه للتخطيط للأسبوع، أو كتابة رسالة قصيرة، أو تسجيل فكرة، أو إعداد قائمة مرجعية للدراسة. لا يطلب مني تغيير روتيني بأكمله. إنه ببساطة يمنح الأدوات المألوفة منزلاً أكثر اتساقًا. أحب القرطاسية التي تبدو مفيدة دون إضافة ضوضاء بصرية. يمكن للتخطيط الهادئ أن يجعل الاستمتاع بمكتب مشترك، أو مكتب منزلي، أو طاولة الفصل الدراسي، أو زاوية القراءة أسهل. يصبح التصميم جزءًا من المساحة، بينما تدعم أدوات الكتابة العمل. اختر القطع التي تناسب روتينك: - استخدم دفتر الملاحظات للخطط أو الملاحظات أو الكتابة الشخصية. - أبقِ القلم قريبًا للأفكار السريعة. - إضافة علامات أو تسميات عندما تحتاج الصفحة إلى الاهتمام. - قم بتخزين المجموعة بالقرب من مساحة العمل الخاصة بك حتى يظل من السهل الوصول إليها. المكتب النظيف لا يتطلب مكتبًا فارغًا. إنه يحتاج إلى مكان للأشياء التي أستخدمها أكثر من غيرها. مع وجود مجموعة قرطاسية واحدة في متناول اليد، تصبح الكتابة اليومية أكثر استقرارًا. البحث الأقل يترك مساحة أكبر للفكرة أو المهمة أو الصفحة التالية. اتصل بنا اليوم لمعرفة المزيد شو: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

المراجع ميلر، هانا 2021 سيكولوجية مساحة العمل المنظمة كارتر، جيمس 2022 التنظيم المكتبي العملي لتركيز أفضل ويلسون، إميلي 2020 أنظمة القرطاسية اليومية للمنزل والمكتب براون، أوليفيا 2023 تخزين المساحات الصغيرة وكفاءة مساحة العمل تايلور، صوفيا 2021 بناء عادات مستدامة في مكان العمل أندرسون، دانيال 2022 دور النظام البصري في الإنتاجية اليومية