سر التخطيط الأسرع بنسبة 30% مع المخططين اليوميين

يقضي الكثير من الناس الكثير من الوقت في التخطيط ليومهم وقليلًا جدًا من الوقت في أداء العمل. كنت أكتب قوائم مهام طويلة، وأنقل العناصر غير المكتملة إلى اليوم التالي، وأتساءل أين ذهب وقتي. ولم تكن المشكلة في قلة الجهد. كانت خطتي تحتوي على عدد كبير جدًا من المهام المفتوحة ولا يوجد حد واضح لحجم العمل الذي يمكن أن يتناسب مع يوم واحد. ساعدتني خدعة التخطيط اليومي البسيطة في وضع خطط أقصر وأكثر قابلية للاستخدام: لقد خططت فقط لـ 70% من وقت العمل المتاح وتركت الـ 30% المتبقية للرسائل والتأخيرات والاستراحات والمهام الصغيرة. وهذا لا يعني أن الجميع سيخططون بشكل أسرع بنسبة 30%. إنه يمنح اليوم مساحة أكبر، مما يجعل التخطيط أسهل ويقلل التغييرات في اللحظة الأخيرة. ## قاعدة التخطيط اليومي 70% خذ عدد ساعات العمل لديك. استخدم حوالي 70% للمهام المخططة. إذا كان لدي ثماني ساعات عمل، فلن أملأ الساعات الثماني كلها بالاجتماعات ومجموعات المهام. أخطط لحوالي خمس ساعات ونصف من العمل المركّز. ويبقى الباقي مفتوحًا للانقطاعات العادية. قد يبدو الجدول الزمني البسيط كما يلي: - 9:00–10:30 - كتابة تقرير العميل - 10:30–11:00 - الرسائل والبريد الإلكتروني - 11:00–12:00 - مراجعة البيانات - 1:00–2:30 - إعداد العرض التقديمي - 2:30–3:00 - مخزن مؤقت للمهام الصغيرة - 3:00–5:00 - الاجتماعات والتحديثات والأعمال غير المكتملة المساحة المفتوحة هي لا يضيع الوقت. فهو يحمي المهام التي تهم من جدول زمني مزدحم. ## الخطوة الأولى: اختر نتيجة رئيسية واحدة، أبدأ بطرح السؤال التالي: "ما هي النتيجة التي قد تجعل اليوم مفيدًا؟" يجب أن تصف الإجابة النتيجة، وليس نشاطًا غامضًا. من الصعب قياس "العمل على التقرير". إن عبارة "أكمل المسودة الأولى للتقرير" تعطيني نقطة واضحة يجب الوصول إليها. إحدى النتائج الرئيسية تحافظ على تركيز اليوم. لا يزال بإمكاني التعامل مع المهام الصغيرة، لكنها لا تتنافس مع العمل الأكثر فائدة. ## الخطوة 2: إضافة مهمتين أصغر بعد اختيار النتيجة الرئيسية، لا أقوم بإضافة أكثر من مهمتين صغيرتين. على سبيل المثال: - أرسل عرض الأسعار المنقح - أكد موعد اجتماع الغد، مما يجعل القائمة قصيرة بما يكفي لتذكرها. قد تبدو القائمة الطويلة مثمرة، ولكنها غالبًا ما تؤدي إلى اتخاذ قرارات إضافية على مدار اليوم. ## الخطوة 3: تقدير الوقت الحقيقي الذي أكتب فيه المدة التي قد تستغرقها كل مهمة. ثم أقوم بإضافة مخزن مؤقت صغير. التقرير الذي يبدو أنه يحتاج إلى ساعتين قد يستغرق ثلاث ساعات عند تضمين البحث وفحص الملفات والتحريرات. قد يحتاج الاجتماع إلى 15 دقيقة أخرى لتدوين الملاحظات والمتابعة. يبدو تقديري كما يلي: - المهمة الرئيسية: 3 ساعات - مهمة صغيرة: 30 دقيقة - مهمة صغيرة: 20 دقيقة - المخزن المؤقت: ساعة واحدة الإجمالي أقل من يوم العمل الكامل. وهذا الاختلاف يمنح الخطة مساحة للتكيف. ## الخطوة 4: استخدم الكتل الزمنية، وليس التذكيرات المستمرة. أضع كل مهمة في كتلة زمنية. لا أقوم بإنشاء تذكير جديد لكل إجراء صغير. تخبرني الكتلة الزمنية بما يستحق الاهتمام خلال فترة محددة. كما أنه يعطيني نقطة توقف واضحة. للعمل المركّز، قد أستخدم كتلة مدتها 60-90 دقيقة. بالنسبة للبريد الإلكتروني أو العمل الإداري، قد تكون 20-30 دقيقة كافية. عندما تنتهي الكتلة، أتحقق من النتيجة قبل أن أقرر ما سيأتي بعد ذلك. ## الخطوة 5: انقل العمل غير المكتمل بعناية لا ينبغي نقل العمل غير المكتمل إلى الغد دون سبب. أنا أسأل: - هل كان التقدير قصيرا جدا؟ - هل أدى الطلب الجديد إلى تغيير الخطة؟ - هل كانت المهمة كبيرة جدًا؟ - هل أخرته لأن الإجراء التالي لم يكن واضحا؟ إذا كانت المهمة كبيرة جدًا، أقوم بتقسيمها. "إنشاء خطة تسويق" قد يصبح: - مراجعة نتائج الشهر الماضي - اختيار الجمهور المستهدف - صياغة ثلاث أفكار للحملة - تحديد وقت للمراجعة - الإجراءات الصغيرة تجعل بدء كتلة العمل التالية أسهل. ## مثال عملي قد يبدأ مساعد المبيعات يومه بثماني مهام. بدلاً من وضع الثمانية جميعًا في الجدول الزمني، اختاروا نتيجة رئيسية واحدة: إكمال ثلاثة مقترحات للعملاء. هناك مهمتان صغيرتان تدعمان هذه النتيجة: - الرد على سؤال التسعير - تحديث ملاحظات العميل. يخطط المساعد لمدة أربع ساعات لعمل الاقتراح، وساعة واحدة للرسائل، وساعة واحدة للمتابعة. الوقت المتبقي يبقى مفتوحا. إذا أرسل العميل طلبًا جديدًا، فيمكن للخطة استيعابه دون دفع كل مهمة إلى المساء. ## تغيير بسيط يحسن الطريقة أقوم بمراجعة الخطة لمدة خمس دقائق قبل انتهاء اليوم. أضع علامة على كل مهمة على أنها: - تم - تم إنجازها جزئيًا - لم تبدأ ثم أختار النتيجة الرئيسية التالية للغد. وهذا يزيل بعض التفكير المطلوب في بداية الصباح. الهدف ليس ملء كل دقيقة. الهدف هو إعطاء العمل المهم مساحة كافية للمضي قدمًا. تعمل الخطة اليومية بشكل أفضل عندما تعكس ظروف العمل الحقيقية. اترك مجالًا للأسئلة والتأخير والاستراحات القصيرة. اختر نتيجة رئيسية واحدة، وأضف مهمتين أصغر، واحمي جزءًا من اليوم من التخطيط غير الضروري. قد يساعدك نهج الـ 70% هذا في بناء خطة أقصر، والتكيف مع ضغط أقل، وقضاء المزيد من الوقت في إكمال العمل المفيد.

اعتدت أن أبدأ كل صباح بقائمة مهام طويلة، وما زلت أنهي يومي متسائلاً أين ذهب وقتي. الطلبات الصغيرة تملأ الفجوات بين المشاريع الكبيرة. لقد لفت البريد الإلكتروني انتباهي بعيدًا عن العمل المركّز. بحلول وقت متأخر من بعد الظهر، غالبًا ما كنت أعمل على الأمور الأكثر إلحاحًا، وليس على الأمور الأكثر أهمية. لقد غيّر المخطط اليومي هذا النمط. الجزء المفيد هو عدم كتابة كل مهمة. جاءت الفائدة الحقيقية من إعطاء كل مهمة مكانًا واضحًا، ووقتًا معقولًا، وهدفًا بسيطًا. يمكن للمخطط أن يساعدك على رؤية يومك قبل أن يصبح مزدحمًا. ### 1. اختر نتيجة رئيسية واحدة، أبدأ بسؤال نفسي: "ما هي النتيجة التي قد تجعل اليوم مفيدًا؟" يجب أن تصف الإجابة النتيجة، وليس نشاطًا غامضًا. مثال ضعيف: - العمل على موقع الويب مثال أوضح: - كتابة ومراجعة مقدمة الصفحة الرئيسية يساعدني هذا التغيير البسيط على فهم معنى "تم". كما أنه يقلل من فرصة قضاء ساعتين في التنقل بين الأبحاث والرسائل والتعديلات الطفيفة. قد تكون نتيجتك الرئيسية مهمة عمل، أو مسؤولية منزلية، أو هدفًا شخصيًا. اجعلها محددة بما يكفي لتوجيه انتباهك. ### 2. إضافة مهمتين داعمتين بعد اختيار النتيجة الرئيسية، أقوم بإضافة مهمتين أصغر. يجب أن تدعم هذه اليوم دون ملء كل مساحة مفتوحة. على سبيل المثال: - الرد على ثلاث رسائل بريد إلكتروني خاصة بالعملاء - إعداد ملاحظات لاجتماع الغد. القائمة القصيرة تمنحني مساحة للتعامل مع الانقطاعات العادية. إن القائمة التي تحتوي على اثنتي عشرة مهمة مهمة تخلق ضغطًا قبل أن يبدأ اليوم. أفضل كتابة المهام كإجراءات: - اتصل بالمورد - تحقق من صور المنتج - أرسل تقرير الدفع. من الأسهل البدء بالملاحظات المستندة إلى الإجراءات مقارنة بالتسميات مثل "المورد" أو "الصور" أو "التقرير". ### 3. قم بمطابقة المهام مع الطاقة. لا تشعر بأن كل ساعة هي نفسها. أقوم بعمل مركّز عندما يكون ذهني منتعشًا وأترك ​​المهام البسيطة لفترات منخفضة الطاقة. قد يبدو مخططي كما يلي: 9:00–10:30 اكتب مقترح المشروع 10:30–10:45 خذ استراحة قصيرة 10:45–11:15 الرد على الرسائل 1:30–2:00 مراجعة تفاصيل المنتج 3:30–4:00 قم بتحديث قائمة المهام والاستعداد للغد. هذا التخطيط يمنح كل نشاط مكانًا. من غير المرجح أن أقوم بالتبديل بين خمس مهام عندما يعرض المخطط ما ينتمي إلى المجموعة الحالية. الوقت لا يحتاج إلى أن يكون دقيقا. كتلة فضفاضة تعمل بشكل جيد لكثير من الناس. والغرض من ذلك هو خلق الاتجاه، وليس السيطرة على كل دقيقة. ### 4. اترك مساحة لما هو غير متوقع من الصعب متابعة المخطط الذي لا يحتوي على مساحة مفتوحة. المكالمات تعمل لفترة طويلة. أحد الزملاء يطلب المساعدة. يصل التسليم بينما أكون في منتصف المهمة. أترك الآن فجوة صغيرة أو اثنتين في يومي. تسمح لي هذه المساحات بتحريك مهمة دون الشعور بفشل الخطة بأكملها. وعندما يظهر طلب غير متوقع أسأل: - هل هذا يحتاج إلى اهتمام اليوم؟ - هل يمكنني نقل مهمة واحدة مخططة؟ - هل يمكنني إعطاء إجابة واضحة بدلاً من بدء المهمة مرة واحدة؟ وهذا يمنع إلحاح الآخرين من السيطرة على جدول أعمالي بالكامل. ### 5. استخدم مراجعة قصيرة في نهاية اليوم قبل أن أتوقف عن العمل، أقضي بضع دقائق في التحقق من المخطط. أقوم بوضع علامة على المهام المكتملة، ونقل العمل غير المكتمل إلى يوم مناسب، وإزالة المهام التي لم تعد ذات أهمية. وأكتب أيضًا ملاحظة واحدة حول سبب التأخير. مثال حقيقي جاء من روتين البريد الإلكتروني الخاص بي. لقد خططت ذات مرة للرد على الرسائل طوال اليوم. أدى الفحص المستمر إلى انقطاع جلسات الكتابة الخاصة بي. لقد غيرت الخطة إلى قسمين من البريد الإلكتروني، أحدهما في وقت متأخر من الصباح والآخر في فترة ما بعد الظهر. لم يختف صندوق الوارد الخاص بي، ولكن أصبحت حماية عملي الذي أركز عليه أسهل. تظهر المراجعة أيضًا الأنماط. إذا انتقلت نفس المهمة عبر عدة أيام، فقد تكون كبيرة جدًا أو غير واضحة أو سيئة التوقيت. يمكنني تقسيمها إلى إجراءات أصغر أو تخصيصها لجزء أفضل من اليوم. ### 6. اجعل النظام سهل الاستخدام لا ينبغي أن يتحول المخطط اليومي إلى مشروع آخر. أستخدم صفحة واحدة، أو ملاحظة رقمية بسيطة، أو تقويمًا. الشكل أقل أهمية من العادة. يتكون تخطيطي الأساسي من أربعة أجزاء: - النتيجة الرئيسية - مهمتان داعمتان - كتل زمنية - ملاحظات للعمل غير المكتمل أتجنب ملء الصفحة بالألوان والرموز والتعليمات الطويلة. يتيح لي التصميم البسيط فهم الخطة بسرعة، حتى في الصباح المزدحم. توفير الوقت لا يأتي من ضغط المزيد من المهام في اليوم. إنه يأتي من تقليل القرارات المتكررة، وحماية الاهتمام، واختيار العمل بعناية. يمنحني المخطط اليومي مكانًا لاتخاذ تلك الاختيارات قبل وصول الانحرافات. عندما أختصر الخطة، وأترك ​​مجالًا للتغيير، وأراجع ما حدث، يصبح جدول أعمالي أسهل في الإدارة ويصبح عملي أقل تشتتًا.

اعتدت أن أقيس يومًا مثمرًا بمدى انشغالي. كان التقويم الخاص بي ممتلئًا، واستمر صندوق الوارد الخاص بي في النمو، وكانت المهام الصغيرة تصرف الانتباه عن العمل الذي يهم بالفعل. ولم تكن المشكلة في قلة الجهد. كنت أتنقل بين المهام في كثير من الأحيان، وأبدأ دون خطة واضحة، وأتعامل مع كل طلب على أنه عاجل. لقد ساعدني النهج الأفضل على إنجاز المزيد من العمل دون إضافة المزيد من الساعات إلى اليوم. لقد بدأت باختيار نتيجة رئيسية واحدة لكل يوم. لم تكن هذه قائمة مهام طويلة. لقد كانت إحدى النتائج التي من شأنها أن تجعل اليوم يبدو مفيدًا. على سبيل المثال: - الانتهاء من المسودة الأولى لاقتراح العميل - مراجعة تقرير المبيعات الشهري - إعداد المخطط التفصيلي لاجتماع الفريق - إصلاح مشكلة الدفع على صفحة المنتج لا تزال المهام الصغيرة لها مكان في قائمتي، لكنها لم تعد تتحكم في جدول أعمالي. لقد قمت أيضًا بتقسيم المشاريع الكبيرة إلى إجراءات يمكن البدء بها بسهولة. كان "العمل على الموقع" واسعًا جدًا. "اكتب مقدمة الصفحة الرئيسية" أعطتني نقطة بداية واضحة. كان من الصعب قياس "تحسين التسويق". كان "مقارنة تكلفة العميل المحتمل من ثلاث حملات" أكثر عملية. الخطوة التالية الواضحة تقلل من الوقت الذي أقضيه في تحديد ما يجب القيام به. تحسن عملي عندما توقفت عن التحقق من الرسائل كل بضع دقائق. قمت بتعيين فترتين أو ثلاث فترات قصيرة لتحديثات البريد الإلكتروني والفريق. أثناء العمل المركّز، ظلت الإشعارات متوقفة. وهذا لا يعني تجاهل الناس. أعطى كل نوع من العمل مساحة خاصة به. استخدم منسق المبيعات الذي عملت معه هذه الطريقة أثناء مهمة إعداد التقارير الأسبوعية. قبل التغيير، قامت بفتح البريد الإلكتروني والتحقق من قاعدة بيانات العملاء والرد على الرسائل والعودة إلى التقرير عدة مرات. استغرق التقرير معظم الصباح. وخصصت لاحقًا 45 دقيقة لجمع البيانات، و30 دقيقة للمراجعة، و20 دقيقة للكتابة. تم فحص الرسائل بعد إرسال التقرير. أصبحت إدارة المهمة أسهل، وبقية صباحها كان لديها مساحة أكبر لمحادثات العملاء. أستخدم كتل زمنية تتناسب مع نوع العمل: - عمل عميق للكتابة والتخطيط والتحليل - كتل قصيرة للرسائل والتحديثات الروتينية - مساحة مرنة للأسئلة غير المتوقعة - فترة مراجعة مختصرة قبل انتهاء يوم العمل يحتاج الجدول الزمني إلى مساحة للتغيير. إذا تم حجز كل دقيقة، فقد يؤثر تأخير واحد على اليوم بأكمله. لقد تعلمت أيضًا تقليل تبديل المهام. عندما أنتقل من جدول بيانات إلى مذكرة اجتماع، ثم إلى رسالة العميل، فإن انتباهي يحتاج إلى وقت للتأقلم. قد يبدو العمل سريعًا من الخارج، لكن التركيز المفقود يزيد الأمر سوءًا. تجميع المهام المتشابهة يساعد. قد أجيب على عدة رسائل معًا، وأراجع المستندات في جلسة واحدة، وأتعامل مع التخطيط قبل العمل الإبداعي. هذا يبقي ذهني في وضع واحد لفترة أطول. بعض المهام لا تحتاج إلى البقاء في قائمتي. وأنا أسأل: - هل هذه المهمة تدعم الهدف الحالي؟ - هل يحتاج إلى اهتمامي؟ - هل يمكنني تبسيط العملية؟ - هل يمكن لشخص آخر التعامل مع جزء منه؟ - ماذا سيحدث إذا لم أفعل ذلك هذا الأسبوع؟ تساعدني هذه الأسئلة في فصل العمل المفيد عن النشاط الذي يشعرني بالإنتاجية فقط. تتضمن خطتي اليومية الآن ثلاثة أجزاء: - نتيجة رئيسية واحدة - مهمتان أو ثلاث مهام داعمة - قائمة قصيرة من المهام التي يمكن أن تنتظر وأترك ​​مساحة للاستراحة أيضًا. إن المشي لمسافة قصيرة أو كوب من الماء أو بضع دقائق هادئة يمكن أن يساعدني على العودة إلى العمل بعقل أكثر صفاءً. إن العمل دون توقف غالبًا ما يجعل المهام البسيطة تبدو أكثر صعوبة. وفي نهاية اليوم، أقضي بضع دقائق في التحقق مما تم المضي قدمًا فيه. لا أحكم على اليوم بعدد الصناديق التي حددتها على أنها مكتملة. أنظر إلى العمل الذي أحدث التقدم، والانقطاعات التي تسببت في التأخير، والمهمة التي تستحق الاهتمام غدًا. إن إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل لا يعني الإسراع في إنجاز كل مهمة. يتعلق الأمر باختيار عمل مفيد، وحماية التركيز، وتسهيل البدء في كل خطوة. عندما تكون خطتي واضحة، ويكون جدول أعمالي متسعًا، وينصب اهتمامي على مهمة واحدة في كل مرة، فيمكنني إنتاج عمل أفضل دون زيادة طول اليوم.

يمكن لقائمة المهام الطويلة أن تجعل يوم العمل ممتلئًا بينما تترك العمل الرئيسي غير مكتمل. لقد رأيت هذا يحدث عندما تبدو كل مهمة عاجلة، والاجتماعات تقسم اليوم إلى أجزاء صغيرة، وتستمر المهمة الأصعب في الانتقال إلى الغد. التخطيط الأفضل لا يعني ملء كل دقيقة. ويعني اختيار نتيجة واضحة، وإعطائها مكاناً واقعياً في اليوم، وترك مساحة كافية للتغييرات. ### ابدأ بالنتيجة أبدأ بطرح سؤال واحد: ما الذي يجب الانتهاء منه عندما تنتهي مجموعة العمل هذه؟ "العمل على التقرير" واسع للغاية. سيكون الهدف الأكثر وضوحًا هو: - إكمال قسم تعليقات العملاء - التحقق من البيانات الخاصة بالإدخالات المفقودة - إرسال مسودة إلى قائد المشروع - إعداد ثلاثة خيارات للتصميم للمراجعة. النتيجة الواضحة تمنحني طريقة لقياس التقدم. كما أنه يساعدني على التوقف عن العمل عند اكتمال النتيجة المخطط لها. ### اختر ثلاث مهام مفيدة لا أتعامل مع كل عنصر في قائمة المهام الخاصة بي كأولوية. أختار ثلاث مهام تدعم النتيجة الرئيسية لليوم. قد تبدو الخطة البسيطة كما يلي: - الانتهاء من مسودة صفحة المنتج - مراجعة خمسة تعليقات من العملاء - الرد على سؤالين للمشروع لا يزال من الممكن أن تكون المهام الصغيرة ذات أهمية. النقطة المهمة هي إبقاء القائمة قصيرة بما يكفي للاستخدام. عندما أكتب اثنتي عشرة أولوية، عادةً ما أقوم بإنشاء قائمة من الرغبات بدلاً من خطة قابلة للتنفيذ. ### قم بتقسيم العمل الكبير إلى خطوات مرئية غالبًا ما تبدو المشاريع الكبيرة بطيئة لأن الإجراء التالي غير واضح. أقوم بتحويل المشروع إلى خطوات يمكن البدء بها دون مزيد من التخطيط. بالنسبة لمقالة مدونة، قد تكون الخطوات كما يلي: 1. تأكيد المشكلة الرئيسية للقارئ 2. جمع مصدرين موثوقين 3. إنشاء مخطط قصير 4. كتابة القسم الافتتاحي 5. إضافة أمثلة عملية 6. تحرير المسودة من أجل الوضوح 7. التحقق من الروابط والتنسيق كل خطوة لها غرض واضح. أستطيع أن أرى الحركة حتى عندما لا يزال المشروع الكامل يحتاج إلى عدة أيام. ### قم بمطابقة المهمة مع الوقت المتاح أخطط للعمل العميق خلال الجزء من اليوم الذي يمكنني فيه التركيز. أقوم بوضع الردود القصيرة والتحقق من الملفات والتحديثات البسيطة في فجوات أصغر. على سبيل المثال: - 9:00–10:30: كتابة المسودة الأولى - 10:30–10:45: التحقق من الرسائل - 11:00–11:30: مراجعة ملاحظات العملاء - 2:00–2:45: تحرير الإصدار التالي وإعداده أتجنب وضع مهمة تحتاج إلى ساعتين هادئتين في فجوة مدتها 30 دقيقة. هذا النوع من الخطط يخلق الضغط حتى قبل أن يبدأ العمل. قد يستخدم فريق تصميم صغير هذا الأسلوب عند إعداد تحديث موقع الويب. يقوم شخص واحد بصياغة محتوى الصفحة أثناء كتلة هادئة. آخر يتحقق من التخطيط بعد الغداء. ثم يقوم الفريق بمراجعة كلا الجزأين في اجتماع قصير واحد بدلاً من مناقشة العمل غير المكتمل طوال اليوم. ### إضافة مساحة للعمل غير المتوقع يمكن أن يفشل الجدول الذي لا يحتوي على مساحة مفتوحة بعد مكالمة واحدة غير مخطط لها. أترك مساحة صغيرة بين المهام الصعبة. يمكن استخدام المخزن المؤقت من أجل: - موافقة متأخرة - سؤال العميل - إصلاح خطأ بسيط - إعداد الملاحظات للمهمة التالية - أخذ استراحة قصيرة قبل العمل المركز وهذا لا يعني التخطيط بشكل أقل. ويعني قبول أن العمل نادرًا ما يتبع تسلسلًا مثاليًا. ### استخدم مرشح مهام بسيط عندما يصل طلب جديد، أسأل: - هل يدعم النتيجة الرئيسية لهذا اليوم؟ - هل يحتاج شخص آخر إلى هذا قبل أن يتمكن من الاستمرار؟ - هل يمكن الانتظار حتى جلسة التخطيط القادمة؟ - ما الذي سأزيله إذا قبلته؟ السؤال الأخير يساعد على حماية الخطة. يمكن أن تؤدي إضافة العمل دون إزالة أي شيء إلى تحويل جدول زمني معقول إلى جدول مثقل. ### اختتم بمراجعة قصيرة في نهاية اليوم، أقوم بمراجعة الخطة لبضع دقائق. أتحقق مما تم إكماله، وما تغير، وما يحتاج إلى فترة زمنية جديدة. لا أتعامل مع العمل غير المكتمل على أنه فشل شخصي. في بعض الأحيان كانت المهمة أكبر من المتوقع. في بعض الأحيان يتأخر القرار. في بعض الأحيان تضمنت الخطة الكثير. أسجل السبب وأعدل الخطة التالية. وهذا يجعل التقديرات المستقبلية أكثر فائدة. ### التخطيط بحدود واضحة العمل السريع غالبا ما يأتي من تقليل القرارات، وليس من التسرع. أختار عددًا صغيرًا من النتائج، وأحدد الإجراء التالي، وأعطي كل مهمة فترة زمنية مناسبة. قد تظهر خطة مفيدة على شاشة واحدة: - النتيجة الرئيسية: إرسال مسودة التقرير الأولى - مهمة التركيز: كتابة قسم النتائج - مهمة الدعم: التحقق من ثلاث نقاط بيانات - مهمة إدارية: الرد على طلب المراجعة - مساحة مفتوحة: ثلاثون دقيقة للتغييرات - نقطة المراجعة: التحقق من التقدم في الساعة 4:30 عندما أخطط بهذه الطريقة، يكون لليوم اتجاه دون أن يصبح جامدًا. الهدف ليس إكمال كل مهمة ممكنة. الهدف هو إكمال العمل الذي يدعم الخطوة المفيدة التالية.

قد يبدو التخطيط أصعب من العمل نفسه. قد أكتب قائمة مهام طويلة، وأنقل العناصر بين الأيام، وأظل أصل إلى المساء دون أن أعرف ما الذي تحرك للأمام حقًا. المشكلة في كثير من الأحيان لا تكمن في نقص الجهد. إنها خطة ذات أهداف كثيرة جدًا، أو إجراءات غير واضحة، أو لا يوجد بها مساحة للتغيير. أستخدم طريقة تخطيط بسيطة مبنية على نتيجة واحدة واضحة وثلاث أولويات مفيدة والإجراء المرئي التالي. 1. ابدأ بنتيجة واحدة أبدأ بطرح السؤال التالي: "ما الذي يجب أن يكون مختلفًا عند اكتمال هذه الخطة؟" الإجابة الضعيفة تبدو كالتالي: - العمل على الموقع الإلكتروني - تحسين التسويق - تنظيم المشروع هذه العبارات تصف النشاط وليس النتيجة. يمكن أن تكون الإجابة الأكثر وضوحًا هي: - نشر خمس صفحات خدمة - إرسال بريد إلكتروني شهري إلى العملاء الحاليين - إعداد ميزانية العمل للربع القادم. النتيجة الواضحة تعطي اليوم اتجاهًا. كما أنه يسهل تحديد المهام التي تنتمي إلى القائمة والمهام التي يمكن تأجيلها. 2. اختر ثلاث أولويات يمكن للقائمة الطويلة أن تخلق ضغطًا دون تحقيق تقدم. عادةً ما أختار ثلاث أولويات ليوم أو أسبوع. على سبيل المثال: 1. اكتب مسودة صفحة الخدمة 2. راجع أسئلة العملاء من الشهر الماضي 3. قم بإعداد مخطط البريد الإلكتروني الرقم ثلاثة ليس قاعدة صارمة. النقطة المهمة هي إبقاء القائمة الرئيسية صغيرة بما يكفي لإدارتها. قد يتضمن اليوم المزدحم مكالمات ورسائل وطلبات صغيرة. ولا تزال هذه البنود مهمة، ولكن ليس من الضروري أن تصبح جميعها أولويات رئيسية. عندما تبدو كل مهمة عاجلة، أسأل: - ما هي المهمة التي تدعم النتيجة الرئيسية؟ - ما هي المهمة التي تؤثر على عمل شخص آخر؟ - ما هي المهمة التي لها خطوة تالية واضحة؟ الإجابات تساعدني على تقليل الضوضاء. 3. تحويل كل أولوية إلى إجراء تالٍ "التخطيط للحملة" واسع جدًا بالنسبة لقائمة المهام. قد أنظر إليها لعدة دقائق وما زلت لا أعرف من أين أبدأ. يجب أن يصف الإجراء التالي شيئًا يمكنني القيام به دون مزيد من التخطيط. بدلاً من: - التخطيط للحملة أكتب: - قم بإدراج مجموعات العملاء الثلاث - التحقق من تقرير الحملة الأخير - قم بصياغة خمسة أسطر للموضوع - اختر هدفًا واحدًا للصفحة المقصودة، هذا التغيير البسيط يقلل من الاحتكاك. عندما أفتح قائمة المهام الخاصة بي، يمكنني البدء بدلاً من التفسير. 4. امنح العمل مكانًا في التقويم تظهر قائمة المهام ما أريد القيام به. يظهر التقويم متى سأعمل عليه. أترك مسافة بين المهام لأن الاجتماعات تتأخر، وتظهر الأسئلة، وتستغرق بعض الأعمال وقتًا أطول من المتوقع. غالبًا ما تنكسر الخطة التي لا تحتوي على مساحة مفتوحة بعد تغيير واحد. قد يبدو جدول أعمالي كما يلي: - 9:00–9:30: مراجعة الرسائل وتحديد تركيز اليوم - 9:30–11:00: صياغة صفحة الخدمة - 11:00–11:30: الاستراحة والمهام الإدارية - 11:30–12:15: مراجعة أسئلة العملاء - 2:00–2:45: قم بإعداد مخطط البريد الإلكتروني الذي لا أحاول ملؤه كل ساعة. ينبغي للخطة المفيدة أن توجه اليوم دون أن تجعل التغييرات العادية تبدو وكأنها فشل. 5. ضع حدًا صغيرًا لكل مهمة يساعدني الحد الزمني على حماية الانتباه. ويوضح أيضًا ما إذا كانت المهمة كبيرة جدًا. على سبيل المثال، قد أعطي نفسي 45 دقيقة لإنشاء المسودة الأولى. الهدف ليس إنتاج صفحة مثالية خلال تلك الكتلة. الهدف هو إنشاء نسخة قابلة للاستخدام يمكنني مراجعتها لاحقًا. يعمل هذا الأسلوب بشكل جيد في الكتابة والبحث والتصميم والعمل الإداري. يمكن تقسيم المهمة التي تحتاج إلى عدة ساعات إلى كتل أصغر: - جمع الملاحظات - إنشاء مخطط تفصيلي - كتابة المسودة الأولى - التحقق من الحقائق والروابط - التحرير من أجل الوضوح - الكتل الصغيرة تجعل التقدم أسهل في الرؤية. 6. قم بمراجعة الخطة قبل إنشاء خطة جديدة في نهاية اليوم أو الأسبوع، أتحقق من ثلاث نقاط: - ما الذي أكملته؟ - ما الذي لا يزال مفيدًا؟ - ما الذي يجب علي إزالته أو تغييره؟ لا أحمل كل مهمة غير مكتملة إلى اليوم التالي. تفقد بعض المهام قيمتها، وبعضها يحتاج إلى إجراء أكثر وضوحًا، والبعض الآخر ينتمي إلى مشروع لاحق. على سبيل المثال، قمت ذات مرة بوضع عبارة "تحسين الموقع الإلكتروني" في قائمتي لعدة أسابيع. وبقيت غير مكتملة لأنها كانت واسعة جدًا. لقد استبدلتها بـ "اكتب أسئلة وأجوبة جديدة لأسئلة التسليم". وكان لهذه المهمة غرض واضح ونقطة نهاية واضحة. مراجعة قصيرة تبقي الخطة مرتبطة بالاحتياجات الحالية. قالب تخطيط بسيط يمكنني استخدام هذا التنسيق ليوم أو أسبوع أو لمشروع صغير: النتيجة الرئيسية: ما الذي يجب إكماله أو تغييره؟ ثلاث أولويات: 1. 2. 3. الإجراءات التالية: ما هو أصغر إجراء مفيد لكل أولوية؟ الفترات الزمنية: متى سأعمل عليها؟ مساحة مفتوحة: أين يمكنني أن أقوم بعمل غير متوقع؟ نقطة المراجعة: متى سأتحقق من الخطة؟ هذه الطريقة لا تزيل كل تأخير أو تغيير. إنه يمنحني طريقة عملية للرد عندما تتغير الخطط. التخطيط الأفضل لا يعني إضافة المزيد من المهام. يتعلق الأمر باختيار نتيجة واضحة، وتقليل القائمة، وتسهيل رؤية الإجراء التالي. عندما أخطط بهذه الطريقة، فإنني أقضي وقتًا أقل في ترتيب العمل ووقتًا أطول في القيام بعمل يدعم النتيجة التي أريدها. لأية استفسارات بخصوص محتوى هذه المقالة، يرجى الاتصال بـ Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

ديفيد ألين - 2001 - إنجاز الأمور كال نيوبورت - 2016 - العمل العميق جريج ماكيون - 2014 - الجوهرية: السعي المنضبط للأقل ستيفن ر. كوفي - 1989 - العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية فرانشيسكو سيريلو - 2006 - تقنية بومودورو لورا فاندركام - 2015 - 168 ساعة: لقد المزيد من الوقت مما تعتقد