"هذا الموثق غيّر كل شيء" - خبير الصناعة الدكتور لين يتحدث عن الإنجاز الذي حققه لونغغانغ يونيو

كان مكتبي يبدو جيدًا من بعيد. بمجرد أن كنت بحاجة إلى ملف واحد، تغير المشهد بأكمله. انزلقت الصفحات الفضفاضة تحت لوحة المفاتيح. ملاحظات ممزوجة بالإيصالات. لقد اختفى نموذج العميل قبل الاجتماع مباشرةً، واضطررت إلى إضاعة عشر دقائق في البحث بين الأكوام. كانت تلك هي النقطة التي فهمت فيها ما يعنيه الدكتور لين. يجب أن يقوم الموثق بأكثر من مجرد حمل الورق. ينبغي أن ينقذ رأسي من الفوضى ويبقي عملي يسير بخطى ثابتة. ما يجعل هذا الموثق مميزًا بالنسبة لي هو أمر بسيط. فهو يحافظ على الصفحات في مكانها دون أن يجعل الروتين اليومي صعبًا. يمكنني فتحه وإضافة ورقة وإزالة صفحة وإغلاقها مرة أخرى دون بذل الكثير من الجهد. يبدو هذا أمرًا أساسيًا، لكن الأشياء الأساسية تكون أكثر أهمية عندما أستخدمها كل يوم. أخبرني الدكتور لين ذات مرة أن الموثق الجيد له ثلاث وظائف. حافظ على أمان الصفحات اجعل التحديثات سهلة ساعدني في العثور على ما أحتاج إليه بسرعة وأنا أتفق مع ذلك. لا أريد غلافًا يبدو جميلًا لمدة أسبوع ثم يبدأ في الانحناء أو التمزق أو الانزلاق. أريد واحدة تعمل عندما يصبح يومي مشغولاً. هنا كيف أستخدمه. 1. أقوم بفرز الأوراق حسب الغرض، وأحتفظ بملاحظات العميل في قسم، والفواتير في قسم آخر، وأوراق المتابعة في الخلف. هذا ينقذني من التقليب في الصفحات العشوائية. 2. أقوم بتسمية كل قسم بعلامة تبويب صغيرة تساعدني أكثر من الذاكرة الطويلة. عندما أحتاج إلى مستند، يمكنني الوصول إليه على الفور. 3. أتحقق من المجلد قبل أن أغادر، ومن عادتي النظر إلى ترتيب الصفحات، وأسماء علامات التبويب، والغلاف الأمامي. يمنعني هذا الشيك الصغير من الدخول إلى الاجتماع دون أن أكون مستعدًا. 4. أحتفظ فقط بما أحتاجه لحمل عدد كبير جدًا من الصفحات. الآن أقوم بإزالة الأوراق القديمة وأبقي الموثق ضعيفًا. يبدو الأمر أسهل في الإمساك به، وسهل الاستخدام، وأسهل للثقة. لقد رأيت هذه المساعدة في حالة حقيقية الشهر الماضي. أحد مندوبي المبيعات المحليين الذين أعرفهم كان يحمل كومة سميكة من الأوراق السائبة في كل زيارة. غالبًا ما فاته ورقة اقتباس أو قام بتسليم نسخة خاطئة من النموذج. وبعد أن تحول إلى مجلد ذي أقسام واضحة، أصبحت زياراته أكثر سلاسة. توقف عن الاعتذار عن الأوراق المفقودة. لقد بدا أكثر استعدادًا، وقد لاحظ عملاؤه ذلك. ولهذا السبب أحب هذا الموثق. إنه يدعم المكتب النظيف، ولكنه يدعم أيضًا العقل النظيف. أقضي طاقة أقل في البحث وطاقة أكبر في القيام بالعمل المهم. إذا كنت مثلي واستمرت أوراقك في الانتشار في جميع أنحاء المساحة الخاصة بك، فيمكن أن يحدث الموثق فرقًا حقيقيًا. ليست واحدة براقة. مجرد أداة تظل مفيدة يومًا بعد يوم. أنا أثق في الأدوات التي تحل المشكلة دون إضافة مشاكل جديدة. هذا المجلد يفعل ذلك في عملي، ولهذا السبب يقول الدكتور لين إنه يفوز.

اعتدت أن أذهب إلى الاجتماعات بصفحات فضفاضة، وملاحظات لاصقة، وحقيبة تبدو ممتلئة للغاية بحيث لا يمكن القيام بعمل بسيط. كنت أعلم أن أفكاري موجودة، لكن أوراقي لم تكن تبدو جاهزة. لقد أزعجني ذلك. ما تغير هو الرابط الذي بدا نظيفًا وسهل الاستخدام. لم يصرخ لجذب الانتباه. لقد بدت حادة بدرجة كافية بحيث لاحظها الناس. أحضرته إلى مراجعة العميل، ووضعته على الطاولة، وسألني أحد زملائي في العمل أين وجدته. تلك اللحظة الصغيرة بقيت معي. بالنسبة لي، القيمة لم تكن فقط في الشكل الذي تبدو عليه. لقد ساعدني على البقاء هادئا. أحتفظ بالملاحظات في مكان واحد. أقوم بفصل العقود والعينات وصفحات الاجتماعات. أجد ما أحتاج إليه بشكل أسرع، لذلك أبذل جهدًا أقل في البحث في حقيبتي. أحب أيضًا أن يمنح عملي مظهرًا أكثر استعدادًا. عندما أقابل شخصًا جديدًا، أريد أن تدعم أدواتي رسالتي. الموثق يمكن أن يفعل ذلك بهدوء. لا تحتاج إلى أن تكون براقة. إنها تحتاج فقط إلى أن تبدو أنيقة، ومفتوحة جيدًا، وتصمد خلال الاستخدام اليومي. لقد تعلمت استخدامه بطريقة بسيطة: أضع الصفحات الأكثر استخدامًا في المقدمة. أستخدم الفواصل بحيث يظل من السهل تحديد كل قسم. أبقي جيبًا واحدًا مفتوحًا للأوراق الفضفاضة التي تظهر خلال النهار. أقوم بمسح الغطاء عندما يتم وضع علامة عليه، حتى يحافظ على مظهره النظيف. شيء صغير مثل هذا يمكن أن يغير الطريقة التي أتحرك بها خلال يوم حافل. أشعر بأنني أقل اندفاعًا. أرتكب أخطاء أقل من الصفحات المفقودة. أشعر أيضًا بالتحسن عندما أقوم بتسليم شيء ما ويبدو منظمًا منذ البداية. ولهذا السبب برز هذا الموثق بالنسبة لي. لم يحل كل مشكلة في عملي، ولن أقول ذلك عن أي مجلد أو دفتر ملاحظات. لقد ساعدني ذلك في عرض ملاحظاتي بشكل أكثر ترتيبًا، كما جعل من السهل التعامل مع مكتبي وحقيبتي. ما زلت أعتقد أن الأدوات البسيطة تعمل بشكل أفضل عندما تتوافق مع العادات الحقيقية. إذا كنت بحاجة إلى شيء لحمل أوراقي وفرزها وتقديمها بشكل جيد، فإنني ألجأ إلى الموثق الذي جعل الناس ينظرون إليه مرتين.

ما زلت أفكر في عبارة "الاختراق الكبير لـ Longgang Yunyu". بالنسبة لي، لا يبدو الأمر وكأنه قفزة محظوظة. يبدو الأمر وكأنه نقطة تبدأ فيها العلامة التجارية في حل المشكلات الصغيرة التي يشعر بها العملاء كل يوم. وهذا هو الجزء الذي يفتقده الكثير من الناس. لا تفقد الشركة عادة الثقة بسبب خطأ واحد كبير. يفقد الثقة من الاحتكاك المتكرر. رد بطيء. اقتباس غامض. تدفق الخدمة الذي يجعل الأشخاص يسألون نفس السؤال ثلاث مرات. الوعد الذي يبدو لطيفًا ولكنه لا يتناسب مع ما يحصل عليه العميل. لقد رأيت هذا النمط عدة مرات. يرسل المشتري رسالة وينتظر وقتًا طويلاً للحصول على إجابة. يحتاج صاحب المتجر إلى شريك مستقر ويحصل على تفاصيل متغيرة بدلاً من ذلك. يريد العميل خطوة تالية واضحة وينتهي به الأمر إلى القيام بعمل إضافي فقط للحصول على المعلومات الأساسية. هذه هي نقاط الألم الشائعة، وهي كافية لإبعاد الناس. من وجهة نظري، المعنى الحقيقي لاختراق Longgang Yunyu ليس الضجيج. إنه الوضوح. إنه نوع النمو الذي يأتي عندما تبدأ العلامة التجارية في الاستماع بشكل أفضل، والرد بشكل أسرع، وتسهيل متابعة التجربة بأكملها. ما يلفت انتباهي هو ما يلي: 1. استمع بكلمات واضحة لا أعتقد أن العلامات التجارية تحتاج إلى لغة خيالية لفهم العملاء. إنهم بحاجة إلى ردود فعل مباشرة. ما الذي يخلط بين الناس؟ ما الذي يبطئهم؟ ما الذي يجعلهم يتوقفون عن السؤال؟ فقدت إحدى الشركات الصغيرة التي شاهدتها ذات مرة عميلاً متكررًا لأن تحديثات طلباتها كانت دائمًا متأخرة. المنتج نفسه كان على ما يرام. لم تكن العملية. وكانت هذه الفجوة مهمة أكثر مما توقعه أي شخص. 2. قم بإزالة الخطوات الإضافية يريد الناس احتكاكًا أقل. إنهم يريدون معرفة ما يجب عليهم فعله بعد ذلك دون التخمين. أنا أحب العلامات التجارية التي تقلل من الخطوات غير المجدية. نقطة اتصال واحدة واضحة. اقتباس واحد واضح. متابعة واحدة واضحة. عندما يكون المسار بسيطًا، يشعر الناس براحة أكبر. 3. أظهر الدليل من خلال العمل اليومي على أنني أثق في الخدمة أكثر عندما أستطيع رؤيتها. ليس كلامًا كبيرًا. دليل صغير. رد سريع. صورة عينة. مذكرة أمر مكتوبة. تحديث التسليم الذي يصل في الوقت المحدد. قد تبدو هذه التفاصيل صغيرة، لكنها تحمل ثقلاً. يقولون لي أن العلامة التجارية تحترم وقتي. 4. حافظ على ثبات نبرة الصوت عندما يلاحظ العملاء الحالة المزاجية. يلاحظون ما إذا كانت العلامة التجارية تبدو متسرعة أو باردة أو حذرة. لقد عملت مع الأشخاص الذين بقوا فقط لأن الخدمة ظلت هادئة ومتسقة. من الصعب بناء هذا النوع من الثقة ومن السهل خسارته. 5. تعامل مع كل مشتري كشخص، وليس كملف، هذه النقطة تهمني كثيرًا. يأتي النمو الحقيقي عندما ترى العلامة التجارية الشخص الذي يقف وراء الطلب. قد يحتاج المشتري إلى السرعة. آخر قد يحتاج الى مزيد من التفاصيل. آخر قد يهتم أكثر بالمتابعة. عندما يتكيف الفريق مع تلك الاحتياجات، تتغير العلاقة. إنه شعور أسهل. إنه يشعر بالإنسان. أعتقد أن هذا هو السبب في أن عنوان "Longgang Yunyu's Big Breakthrough" يعمل كعنوان. إنه يحمل رسالة واضحة: يحدث التقدم عندما تتوقف العلامة التجارية عن إضافة الضغط وتبدأ في إزالة نقاط الألم. هذا هو الدرس الذي يمكنني استخدامه في أي مجال عمل تقريبًا. عندما أنظر إلى العلامات التجارية القوية، لا أسأل فقط عما تبيعه. أسأل كيف يجعلون الناس يشعرون أثناء هذه العملية. إذا كانت الإجابة هادئة وواضحة وموثوقة، فقد خطت العلامة التجارية بالفعل خطوة كبيرة إلى الأمام. هل أنت مهتم بمعرفة المزيد عن اتجاهات الصناعة وحلولها؟ اتصل بـ Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

لين دانيال 2023 منظمة Binder للمحترفين المشغولين وانغ إميلي 2022 الحفاظ على الأعمال الورقية واضحة ويمكن الوصول إليها تشن مايكل 2021 أدوات بسيطة لتحسين سير العمل اليومي تشانغ أوليفيا 2024 كيف تعمل الملفات المنظمة على تحسين ثقة العملاء براون سارة 2020 الأساليب العملية لإدارة مستندات المكتب لي روبرت 2019 بناء الثقة من خلال عمليات الخدمة الواضحة